O mercado pede práticas de gestão de processos cada vez melhores. O consumo está numa velocidade nunca antes vista, e as respostas das empresas no oferecimento de produtos e serviços precisam ser ainda mais eficientes e otimizadas. Só uma gestão de processos muito bem organizada, ágil e moderna pode dar conta de toda essa demanda enquanto mantém a competitividade da empresa em alta.
Antes de anotar quais são as melhores ferramentas para gerir os seus processos, é necessário mapear cada um dos fluxos da sua empresa e notar onde é possível implementar melhorias.
Os processos são as atividades que agregam valor para a sua empresa. Ou seja, entregam algo ao cliente, mesmo que seja o design da embalagem ou a alimentação do estoque. O mapeamento vai representar esses fluxos, permitindo que você tenha muito mais controle de cada passo para chegar no objetivo desejado. O mapeamento de processos vai te permitir entender quais ferramentas são imediatamente necessárias, onde podem ser utilizadas e como serão melhor aproveitadas.
Para que você possa fazer o seu próprio mapeamento, indicamos nossa trilha de conteúdo sobre processos:
Entenda a importância do mapeamento de processos
Como montar um mapeamento de processos eficaz?
O mapeamento de processos para a sua loja
Confira as melhores ferramentas para desburocratizar e otimizar os seus processos:
Se você gosta de gerir os seus processos manualmente, essa é a ferramenta certa para você. É um verdadeiro quadro de notas com alarmes das datas de entrega, possibilidade de adicionar os times envolvidos nas tarefas, acompanhar o andamento dos processos e se comunicar dentro da ferramenta de forma contínua e em tempo real. É gratuito, vai lá fazer a sua conta e experimentar!
Essa é uma ferramenta básica para a gestão de projetos, sejam eles novos ou já existentes. O Business Model Canvas foi criado pelo consultor suíço Alexander Osterwalder, que é autor de um livro chamado Business Model Generation. O gráfico trabalha com conceitos profundos baseados nas perguntas:
Proposta de valor – Os benefícios e diferenciais da sua oferta aos clientes;
Segmento de clientes – Definição do público-alvo e personas;
Canais – Escolha dos canais que utilizará para alcançar os clientes;
Relacionamento – Estratégias para se relacionar com os clientes;
Receitas – Qual é a forma que o seu negócio obtém receita? Venda direta, assinatura mensal, aluguel? Quais são seus preços?;
Recursos – Listagem de recursos necessários;
Atividades – Tarefas a serem desenvolvidas pela empresa para cumprir a proposta;
Parcerias – Fornecedores, parceiros, sócios, investidores, etc.;
Estrutura de custos – Construção de um orçamento geral e bem detalhado;
Essa ferramenta serve para definir bem os objetivos de cada projeto, melhorando os processos e reduzindo custos.
Nessa ferramenta gratuita você pode criar diagramas visíveis para toda a equipe, organizando os seus fluxos e definindo as metas e objetivos que precisam ser alcançados para cada etapa. É uma maneira fácil de deixar cada colaborador com as tarefas organizadas e mantidas fixas até que todo o projeto seja concluído.
Você sente falta do quadro branco das reuniões? O Invision Freehand é gratuito e colaborativo em tempo real. É possível fazer todas as anotações necessárias para o andamento do projeto, bem como desenhar os protótipos e disponibilizar as ideias para o time.
Uma ferramenta de fácil armazenamento de informações, é gratuita e pode servir para separar tudo em pastas e organizar os dados da sua empresa, mantendo as informações sobre os clientes, processos, aspectos financeiros e etc. disponíveis para todos os colaboradores em tempo real.
Essa ferramenta também serve para armazenamento de dados e edição colaborativa de documentos. É gratuito e está disponível para Android e iOS, com uma interface otimizada, intuitiva e muito moderna.
A plataforma permite o compartilhamento de telas, slides, chat e claro, a criação de videoconferências. É ideal para as reuniões do trabalho remoto e até mesmo para as palestras e seminários com centenas de pessoas. O plano gratuito tem limitações de tempo, mas ainda é muito eficiente para o dia a dia da empresa.
O Hangouts é gratuito, pode ser utilizado pelo aplicativo de mesmo nome no celular e permite troca de arquivos, videoconferência e chat.
O Modelo OBZ (Orçamento de Base Zero) é uma ótima ferramenta para planejamento orçamentário, te ajudando a reduzir custos e utilizar apenas o necessário – e mesmo assim atingir as suas metas com louvor.
O OBZ evita que você coloque gastos em cima de outros que não necessariamente serão necessários, começando os projetos a partir do gasto zero. É simples: cada departamento vai detalhar todos os gastos previstos e orçar os custos a partir do zero, desconsiderando os dados dos últimos anos. Você pode utilizar outra ferramenta muito interessante para a gestão para te ajudar: o Excel.
Gostou das dicas? Se quiser saber mais sobre como reduzir custos, temos um artigo sobre o tema. E não se esqueça: essas ferramentas só serão úteis com a devida padronização dos seus processos. Confira o nosso artigo e entenda mais!
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