Antes de falar sobre ferramentas que estimulam a produtividade da sua equipe, acredito que seja proveitoso falar sobre a produtividade em si.
Muitos se enganam ao comparar a produtividade com o tempo trabalhado e com o tempo despendido pela empresa. Porém, trabalhar muito não é sinônimo de produtividade.
Segundo o blog agendor, “fazer mais com menos é a essência do que é produtividade no trabalho.” Porém, para definir as quantidades produzidas ideais para a sua empresa, é necessário entender do seu negócio e do nível de serviço oferecido.
Uma coisa é certa quando se trata de produtividade. O foco e a motivação das equipes, são cruciais para que se obtenha bons resultados atrelados a alta produtividade.
“Um estudo publicado pela American Psychological Association destaca que a prática da chamada multitasking reduz em até 40% a produtividade. Isso porque ficar se alternando entre muitas atividades compromete o foco, aumenta o estresse e a fadiga mental.”
Para isso, definir metas, facilitar e orientar as informações e os documentos entre as equipes, entender o que as motiva e reconhecê-las, acompanhando o desempenho delas e os resultados gerados, são ações que auxiliam no desenvolvimento de funcionários mais engajados, focados e comprometidos.
Vamos conhecer algumas ferramentas que podem auxiliar nessas questões?
Você já ouviu de algum colega ou de algum funcionário a frase “tenho muitas coisas para fazer, não sei nem por onde começar?” Ou “Eu tinha tanta coisa para fazer que acabei não conseguindo fazendo nada direito”?
Pois bem, facilitar a orientação das informações quanto às atividades que devem ser realizadas, é o primeiro passo para que não restem dúvidas sobre o que deve ser feito.
Deixar claro os prazos das atividades, como as atividades devem ser feitas e o que deve ser feito em cada uma delas, ajuda a orientar os responsáveis por aquelas ações e ajuda no momento de priorizar o que será feito em primeiro lugar, em segundo lugar, e assim por diante.
Uma ferramenta bastante intuitiva e que facilita essas orientações é o Trello. A ferramenta funciona como um kanban e possibilita que as atividades sejam detalhadas e que nelas sejam colocadas etiquetas visuais.
Algumas ferramentas semelhantes são: Pipefy e Runrun.it.
Já em se tratando da facilitação quanto a gestão de informação, é provável que você já tenha se deparado com situações como: você desenvolveu uma atividade, precisou que um outra pessoa avaliasse, mas os documentos foram salvos no seu computador, dificultando a ação. Ou mesmo: você estava desenvolvendo um documento e muitas informações poderiam ser obtidas em outros arquivos já desenvolvidos por outras pessoas, porém eles estavam salvos em diferentes computadores. Gerir suas próprias atividades assim como atividades de terceiros, deve ser algo fácil e rápido, pois com as ferramentas existentes no mercado, gastar tempo procurando arquivos é perda de tempo.
Por isso, para otimizar processos, facilitar rotinas e favorecer buscas, tornando mais fluida a gestão de informação da sua empresa, utilizar do Google Drive é uma boa escolha.
O google drive permite que pastas sejam compartilhadas com diferentes pessoas e que elas sejam abertas em diferentes computadores, a qualquer momento. Além disso, a ferramenta permite que documentos sejam utilizados de forma online por mais de uma pessoa ao mesmo tempo, como planilhas onlines e words onlines.
De nada adianta possuir plataformas que auxiliem na gestão da informação e no controle das atividades, se existem funcionários desmotivados ou insatisfeitos. A insatisfação pode estar relacionada a diversos fatores e entendê-los é bastante importante. De acordo com o site administradores.com: “No processo administrativo a motivação tem uma importância inquestionável, visto que ele só se realiza com eficiência e eficácia se as pessoas se dispuserem a isso e forem alocadas adequadamente para executarem suas funções, e, como consequência, sentirem-se motivadas para tais execuções. Não há salário que estimule uma pessoa a realizar uma entrega para a qual ela não esteja motivada. Por outro lado, uma pessoa motivada realizará entregas que superarão qualquer expectativa da empresa.”
Assim sendo, entender como seus funcionários estão se sentindo e como eles podem ser motivados, é crucial para que ações estratégicas sejam desenvolvidas em prol do aumento da produtividade. Dessa maneira, uma das metodologias que visa identificar a satisfação das pessoas, é chamada de Net Promote Score (conhecida como “NPS”) e pode ser usada a favor do bem maior da organização. A metodologia se resume a uma pergunta principal que é “De 0 a 10 o quanto você indicaria a empresa para um um conhecido, um amigo ou um familiar?”. Porém, diversas outras perguntas podem ser acrescentadas na pesquisa, para que o entendimento ocorra de forma mais detalhada e efetiva, com os focos necessários.
Clique aqui para entender mais sobre a aplicação e sobre o desenvolvimento da pesquisa
Já parou para pensar em como somos facilmente envolvidos por jogos? Basta observar ao seu redor por alguns instantes. Os games têm o poder de capturar a atenção humana em um estado de imersão total em seu conteúdo. Por isso, a gamificação nas empresas têm funcionado tão bem. Entender o que motiva os seus funcionários e como eles gostariam de ser recompensados é o primeiro passo para iniciar a estruturação da gamificação.
Segundo Kriss Duggan, “Gamificação é usar técnicas que fazem com que os jogos sejam viciantes e envolventes e aplicá-las a contextos que não estejam relacionados a jogos.”
Alinhar essas técnicas aos objetivos e metas da empresa, assim como entender a satisfação e motivação dos funcionários, proporcionam um melhor clima organizacional estimulam a produtividade da sua equipe, fazendo com se eleve mais rapidamente.
Espero que agora você esteja pronto para estimular a produtividade da sua equipe com o uso das ferramentas citadas. Essas, são apenas algumas das estratégias que podem ser utilizadas para conquistar novos e melhores resultados.
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