A padronização de processos torna a rotina de uma empresa uniforme e organizada. É mais fácil alcançar bons resultados, realizar ajustes e reduzir custos quando os seus processos estão padronizados – você consegue visualizar e otimizar cada fluxo da sua empresa, entregando ao cliente sempre o melhor resultado.
O processo da padronização é posterior ao mapeamento, onde se pode traçar e organizar cada fluxo operacional do seu negócio. Se quiser saber mais sobre o mapeamento de processos, confira o nosso artigo. Mapear e padronizar os processos do seu negócio é uma melhoria essencial para a escalabilidade das operações, capacitando a sua equipe a estudar e otimizar cada etapa.
Antes de definir os objetivos, realize a pesquisa necessária para conhecer a sua empresa e construir um bom planejamento estratégico. Confira o nosso artigo para saber por onde começar a construir seu planejamento.
Dependendo do porte da sua empresa ou da área que demande mais atenção, pode ser necessário padronizar um departamento específico ou todas as etapas. O interessante é que todos os passos sejam feitos com muita cautela e estudo.
Se tiver problemas específicos a resolver – custos indevidos, entregas falhas, variação da qualidade -, direcione a sua padronização para o caminho que mais pede urgência. Depois que se habituar ao processo, será mais fácil ampliar a padronização para todos os departamentos da sua empresa.
Já falamos sobre a importância do mapeamento de processos, ou seja, uma descrição detalhada das etapas importantes da sua empresa – produção, entrega, atendimento, etc. Durante a formulação do planejamento estratégico, acaba-se por conhecer mais sobre os processos que formam o seu negócio.
Dessa vez, o estudo será ainda mais profundo: faça uma lista das atividades, registre cada fase, equipamentos, máquinas, estruturas necessárias… É importante uma compreensão ampla do fluxo de cada departamento, então é preciso falar com os profissionais envolvidos e os gestores de determinados processos. Junte toda a equipe para essa tarefa.
Atualize os dados sobre a sua empresa e sobre o mercado no qual ela atua. Entenda quais ações os concorrentes fazem, quais métodos utilizam, ou observe as melhorias já existentes no mercado que podem te auxiliar – programas que te ajudarão a agilizar determinados processos, uma melhor máquina ou um melhor equipamento, etc.
Essa etapa nunca termina: certifique-se de monitorar os índices de desempenho e reavaliar os processos sempre que possível. Os clientes mudam, as tendências mudam e melhorias sempre são necessárias.
O objetivo primordial da padronização é entregar ao cliente sempre o melhor resultado. Depois que você já pesquisou e entendeu detalhadamente todos os fluxos, é hora de otimizar cada etapa.
Se verificou que custos desnecessários têm ocorrido ou certo fluxo está atrasando a entrega e prejudicando a satisfação do cliente, é hora de encontrar as soluções.
A tecnologia é a sua grande aliada. Desde planilhas no Excel até o uso da tecnologia Pix para pagamentos, a automação e o uso de ferramentas que facilitam o registro é sempre uma opção maravilhosa para entregar mais precisão e rapidez ao seu negócio. Lembre-se de utilizar sempre métricas que medem a satisfação dos seus clientes para saber quais pontos ainda podem melhorar.
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