É comum a sensação de que não temos tempo suficiente para dar conta de todas as demandas. O trabalho parece pedir mais do que 24 horas.
Como ter tempo para descansar e ser produtivo enquanto mantém a eficiência? Como gerir a empresa e ainda ter tempo para acompanhar a produtividade da equipe?
Essas perguntas passam na mente de todos, desde os gestores aos colaboradores. Todos nós precisamos organizar melhor o nosso tempo e todos os líderes precisam que as equipes consigam atingir os objetivos. É para isso que hoje vamos falar sobre o método GTD.
O método GTD é útil para qualquer trabalhador ou estudante no mundo atual, pois ajuda a usar o tempo de forma eficiente, dando a sensação de que, de fato, o seu dia tem mais horas.
A sigla GTD significa Getting Things Done (em tradução livre, Fazer as Coisas Acontecerem), – é uma metodologia para um bom gerenciamento de tempo criada pelo consultor David Allen, que escreveu a obra “A Arte de Fazer Acontecer”.
O GTD também ajuda a minimizar o estresse, pois a ansiedade de ter que ser multitask cresceu ainda mais durante o período do home office. De repente, estamos tendo que ser produtivos dentro de casa, enquanto os filhos brincam, o cachorro late e o almoço precisa ser cozinhado.
Mais do que nunca, precisamos organizar o tempo e conhecer as prioridades. O ambiente onde somos produtivos mudou e o digital está ainda mais nas nossas vidas, então nada melhor do que aproveitarmos a ajuda de um novo método.
Agora vamos te apresentar as cinco etapas do GTD!
O intuito é que você aprenda a gerenciar tarefas da melhor forma, aumente a eficiência e consiga organizar bem as horas do seu dia. Depois de aprendida a lição, será fácil passar o mesmo método para a sua equipe e alcançar os melhores resultados, deixando de lado as práticas que diminuem a produtividade.
Capturar ou Coletar
Essa é a fase em que você vai lembrar das coisas que precisa fazer, passando o registro dessas tarefas para algum lugar confiável. A lista pode ser feita em planilha do Excel, papel, bloco de notas, Trello ou onde preferir, o importante é que as informações não sejam perdidas.
Essa lista recebe todas as suas obrigações, tarefas, projetos, ideias… Enfim, tudo que você precisa receber a sua atenção. Tirar as informações da sua cabeça é um meio de diminuir a ansiedade e não esquecer de nada.
Esclarecer ou Processar
Agora é a hora de avaliar o que precisa ser priorizado. Você irá delimitar o que necessita de ações imediatas, ações a longo prazo ou nenhuma ação no momento.
Apagar os itens que você percebeu que não precisavam ser anotados;
Deslocar itens de forma organizada para classificações como “projetos”, listas de desejo, atividades que “algum dia, talvez” você realize, ou tarefas sem prazo definido;
Guardar referências, ideias, possibilidades.
Analisar todas as demandas que exigem a sua ação;
Analisar o tempo estimado: a tarefa é rápida ou demorada?
Se exigir grande empenho, negociar um prazo e marcar o dia da realização. É indicado separar as ações em etapas, transformando em um projeto.
Organizar
Aprofunde as classificações e a organização, separando tarefas pessoais, de trabalho, estudo, planos para viagens e outros. Esse passo é importante para que tudo fique mais fácil e acessível.
Refletir ou Revisar
A revisão da sua lista deve ser periódica, no mínimo, uma vez por semana. O ideal é que todos os dias você olhe as suas ideias, obrigações e projetos, reavaliando as prioridades e as tarefas a serem feitas. Obtenha perspectiva a partir dessa observação, reorganizando a lista.
Fazer ou Engajar
Aqui falamos sobre a execução! O importante é pensar no agora, fazendo o que você delegou para o determinado momento, sem preocupações com o que não está no seu controle.
Trabalhe um item por vez da sua lista, eliminando as demandas que estão atrasadas ou são mais imediatas, partindo para as “próximas ações”. Não se preocupe, o método vai ser dominado com o tempo, é só continuar se dedicando.
Com toda a organização do método GTD, você e a sua equipe terão mais eficiência e clareza de pensamento, aumentando a performance, e gerando muitos benefícios:
Otimização do tempo – Com o tempo bem distribuído e otimizado entre tarefas, a eficiência será muito maior e você cumprirá as atividades necessárias.
Foco no presente – O foco no presente tira um grande peso dos seus ombros. Você esquece as tarefas que não podem ser feitas no momento e lida com o agora, diminuindo a ansiedade.
Bem-estar – Com o tempo bem otimizado e o foco no agora, você ficará muito mais calmo e tranquilo para realizar as atividades. No trabalho, o método ajuda também na construção da cultura organizacional humana e participativa.
Adaptação – Em meio às mudanças do mercado e da sua própria vida, é possível usar o GTD para lidar com as incertezas, adaptando os planos e o tempo de forma eficiente.
Criatividade – O método GTD é o contrário do engessamento de uma lista de tarefas. A questão é que a sua própria mente estabelecerá as ideias que podem e devem ser aprimoradas, criando um plano de ação. Além disso, a mente livre terá espaço para insights e criações.
Liberdade – Os seus registros são o seu espaço para organização, criação de etapas, escolhas, criatividade e muito mais. A liberdade é toda sua!
O GTD resulta na sua autossuficiência tanto profissional quanto pessoal, e o mesmo ocorre com as equipes durante a rotina de trabalho. O método permite que o colaborador entenda as prioridades, analise as condições e perceba as tarefas necessárias para atingir o objetivo.
É uma metodologia que ajuda na tomada de decisões, planejamento e construção de estratégias. Assim, os seus colaboradores entenderão o papel que assumem na empresa, gerenciando as próprias funções e trabalhando de forma autossuficiente. É a contribuição certa para o sucesso do seu negócio!
