Gerir uma empresa não é fácil. A presença de um líder é essencial para o bom funcionamento de qualquer negócio, e todo sistema de gestão costuma ter certa complexidade. Na realidade, além de um bom gerenciamento, também é necessário estabelecer melhorias, alcançar resultados e atingir metas. Dessa forma, é vital que o gestor seja bastante organizado. Para ajudar a sua empresa no caminho da gestão de excelência, confira as melhores ferramentas.
O que são ferramentas de gestão?
Muitas pessoas acham que as ferramentas são apenas siglas, conceitos abstratos e rasos, mas essa concepção é um grande erro. As ferramentas de gestão são estratégicas, modelos que podem ser utilizados para melhor desenvolver processos e aprimorar o desempenho da sua empresa, além de facilitar o trabalho administrativo. Utilizar ferramentas de gestão é um passo de melhoria na forma como você gere o seu negócio.
O modelo nasceu com o consultor suíço Alexander Osterwalder, que desenvolveu uma tese de doutorado para originar o Business Model Canvas. O livro Business Model Generation do próprio Alexander Osterwalder é uma ótima leitura para quem deseja se aprofundar na parte teórica do assunto.
Em suma, Alexander propôs um simples gráfico com conceitos profundos de design thinking que posteriormente viraria uma tela canvas dividida em blocos definidores para uma empresa:
Proposta de valor: Os benefícios e diferenciais da sua oferta aos clientes;
Segmento de clientes: Definição do público-alvo e personas;
Canais: Escolha dos canais que utilizará para alcançar os clientes, desde canais de comunicação até distribuição;
Relacionamento: Estratégias para atrair e fidelizar os clientes;
Receitas: Qual é a forma que o seu negócio obtém receita? Venda direta, assinatura mensal, aluguel? Quais são seus preços?;
Recursos: Listagem de recursos em geral (financeiros, humanos, materiais, etc.);
Atividades: Tarefas a serem desenvolvidas pela empresa para cumprir a proposta oferecida;
Parcerias: Fornecedores, parceiros, sócios, investidores, etc.;
Estrutura de custos: Construção de um orçamento geral e, de preferência, bem detalhado;
Conhecer a sua empresa é a melhor ferramenta que você terá: corrija erros, melhore processos e reduza custos a partir do mapeamento do seu negócio. Dessa forma, você obterá uma visão geral sobre a sua empresa e todas as técnicas seguintes serão mais facilmente utilizadas.
Existem vários: desde Gestão da Qualidade, até das áreas de Produção, Estratégia ou Financeira. Cada área da sua empresa pode e deve ser devidamente controlada para atingir as métricas que você precisa.
Para estabelecer um Sistema de Gestão, você precisa fazer uma reunião com a sua equipe e colocá-los a par dos novos objetivos. Estabelecer esse tipo de sistema é uma questão de inseri-lo na cultura da empresa.
Em seguida, tanto a equipe quanto os gestores precisam estudar cada etapa do seu negócio. É necessário mapear todos os processos. Assim, um planejamento estratégico será construído de acordo com as falhas encontradas e as melhorias possíveis. Por fim, escolha indicadores que te ajudem a saber se os resultados estão sendo alcançados e coordene correções.
A ferramenta mais popular e “queridinha” no mundo da gestão, o planejamento estratégico esteve em primeiro lugar na pesquisa Management Tools & Trends 2018, alcançando 48% da preferência global entre as ferramentas de gestão.
Para um bom planejamento estratégico, é essencial seguir alguns passos:
Essa importante ferramenta é utilizada para aperfeiçoar a gestão através do controle eficiente dos processos. Assim, você poderá reduzir as chances de erros nas estratégias. O PDCA (Plan = Planejamento; Do = Execução; Check = Verificação; Act = Atuar/Agir) é muito importante para uma boa Gestão da Qualidade.
Plan: Faça um planejamento e identifique possíveis melhoras. Estabeleça um plano de ação e os indicadores que serão utilizados;
Do: Desenvolva e execute o que construiu na etapa anterior;
Check: Essa é a etapa do monitoramento. Observe se a empresa alcançou os resultados desejados, corrija erros e melhore ainda mais o planejamento;
Act: Se os processos atingiram os objetivos, é hora de padronizá-los para manter a excelente qualidade. Garanta que, desse momento em diante, o seu cliente terá sempre o mesmo excelente resultado. Se encontrar algum erro, aplique as devidas correções.
A análise SWOT (Strenghts, Weaknesses, Opportunities, Threats) é a maneira mais simples e objetiva de fazer uma pesquisa completa da sua empresa. Basicamente, você se deterá nos seguintes pontos:
Forças (Strenghts): são os seus pontos fortes, benefícios e diferenciais em relação ao que prioriza os seus clientes e em relação aos seus concorrentes;
Fraquezas (Weaknesses): são as desvantagens que podem reduzir a sua capacidade competitiva;
Oportunidades (Opportunities): aqueles momentos no mercado, na empresa ou no cenário em geral que você precisa saber aproveitar;
Ameaças (Threats): fatores prejudiciais ao seu negócio;
Esse modelo pode facilmente ser usado para um novo projeto, lançamento de produto, serviço ou até mesmo a abertura de uma empresa.
“Definir os seus indicadores de desempenho” foi falado inúmeras vezes aqui, por esse motivo não podemos finalizar sem falar especificamente sobre essas incríveis ferramentas. O KPI (Key Performance Indicator ou Indicador-Chave de Performance) é um índice objetivo, claro e numérico do bom desempenho do seu negócio.
Outro indicador de objetivos é o OKR (Objectives and Key Results). Enquanto o KPI analisa número, o OKR alinha objetivos que levem a resultados definidos anteriormente. Apesar das diferenças, ambos podem trabalhar juntos na construção de uma estratégia sólida, de forma que os KPI’s atuem dentro de uma estratégia OKR por exemplo.
Existem vários indicadores KPIs: quantas visitas o seu blog teve? Quanto tempo dura cada visita? Qual é a taxa de conversão do seu site a partir do momento em que o cliente põe o seu produto no carrinho? O mais importante é que um KPI seja mensurável, verificável e autêntico, ou seja, uma métrica que demonstre de fato o sucesso ou insucesso da etapa que está sendo medida.
As ferramentas de gestão são muitas e precisam ser administradas da melhor maneira. Mas não se preocupe, temos uma equipe qualificada que pode te ajudar nesse caminho de planejamentos e estratégias determinantes para o seu negócio. Prestamos consultoria qualificada para guiar a sua empresa em direção aos melhores resultados. Fale com um dos nossos consultores!
