Na maioria das empresas de pequeno e até médio porte, a presença do dono é imprescindível para o seu funcionamento, pois ele é responsável por gerenciar todos os processos de gestão da empresa, do financeiro até o estoque e qualquer que seja o problema a ocorrer, a solução se encontra unicamente na cabeça do dono. Tornando-o refém da organização.
Abdicando de férias e momentos em família, essa situação se tornou tão comum hoje em dia, que a maioria dos empresários acham que esse modelo dependente de negócio é ordinário.
Isso se dá, pelo fato de a empresa não possuir um sistema de gestão implantado, o que impossibilita o funcionário saber o que fazer em situações adversas. Gerando uma dependência do empresário estar sempre presente para garantir o funcionamento da sua empresa.
Analisando a definição da palavra sistema, vemos que são partes interligadas que possuem funções definidas e um objetivo em comum.
Além disso, baseando-se na visão do escritor brasileiro Vicente Falcony, “gestão é promover resultados, perseguir metas, resolver problemas e promover mudanças.”
Desse modo, podemos definir que ter um sistema de gestão é: Partindo do planejamento estratégico, relacionar todos os objetivos dos diversos setores de uma determinada empresa. De forma que haja um crescimento na empresa como um todos e que todos os colaboradores saibam como fazer e o que fazer para alcançá-lo.
Um dos maiores erros das empresas da atualidade é se iludir pensando que ter apenas um planejamento estratégico é suficiente para garantir o desenvolvimento da sua empresa, longe disso. Pela falta de um sistema de gestão, esse planejamento não chega no setor operacional, ou seja, nas operações da empresa em si. Se tornando ineficaz e inútil.
Assim, ter um sistema de gestão vai muito mais além de um software para gerir indicadores e metas, e sim, uma visão ampla de todos os setores que fazem a empresa funcionar e como eles se relacionam. Gestão da Qualidade, Gestão da Produção, Gestão Estratégica e Gestão Financeira; todos esses sistemas e muitos outros são necessários quando se almeja realizar da forma mais correta e eficiente a gestão do seu negócio.
Ao ter o controle de todas as partes da sua empresa, se torna muito mais fácil o gerenciamento e análises individuais de cada setor a partir dos seus indicadores. Além disso, o processo de tomada de decisão se torna muito mais eficiente, já que os processos são padronizados e todos os setores da organização trabalham em prol do outro, cada funcionário tem ciência das metas globais e está alinhado com a missão da empresa, diferentemente de muitas empresas, em que o processo de decisão se restringe ao dono.
Um claro exemplo disso é a rede mundial Mc Donald’s, os processos dessa empresa são padronizados de forma que todos os funcionários já sabem o que fazer em situações adversas, ou seja, se um cliente deixar cair seu refrigerante ao pegar a bandeja, o funcionário irá entregar outro automaticamente.
Outro benefício na implantação de um sistema de gestão é diminuir drasticamente os desperdícios desnecessários de forma geral. Podemos citar a diminuição do desperdício de tempo, movimento, transporte e de produtividade, já que os processos desnecessários ou os que estão sendo feitos de forma ineficientes serão excluídos ou reavaliados e modelados para serem realizados da melhor forma possível.
Além disso, é importante ressaltar a influência que a gestão tem na comunicação interna da organização, pois a partir do momento em que se tem uma visão ampla e completa de todos os setores da organização, se torna muito mais fácil para o gestor e para o colaborador enxergar como o um setor influencia no outro. Como consequência, a comunicação entre os setores é favorecida.
Não só esses, mas diversos outros benefícios podem ser adquiridos com um sistema de gestão, entre eles temos:
Primeiramente, é necessário ter em mente que para implementar um sistema de gestão não é apenas contratar consultorias, comprar ferramentas e treinamentos, pois ele depende de pessoas, ou seja, a empresa por completo deverá estar alinhada com o objetivo maior e para isso esse
alinhamento deve ser pensado desde a missão, visão e valores até o produto final. É uma questão cultural.
Além disso, é necessário ter total conhecimento dos processos do seu negócio, para isso, alguns serviços como o mapeamento de processos, gestão do estoque, análise de demanda, custear e precificar corretamente os produtos, ter total controle da produção e do financeiro, padronizar o serviços e muitos outros aspectos, isso tudo alinhado a um planejamento estratégico que deve ser revisado e acompanhado.
Após isso, é extremamente necessário a criação de indicadores, já que o “O que não pode ser medido não pode ser gerenciado”, esses indicadores irão mostrar de forma assertiva como anda o desempenho dos processos previamente pensados da empresa e assim, saber se a estratégia traçada está funcionando ou não e em caso negativo, corrigi-la o quanto antes para que não comprometa a empresa como um todo.
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