As reuniões corporativas têm diversos benefícios para o ambiente profissional, ajudando a aumentar a harmonia da equipe, melhorando a comunicação, trazendo insights inovadores e muito mais.
Mesmo com tantos benefícios, nem todo gestor sabe como implementar uma boa reunião corporativa, e é para isso que estamos aqui hoje: vamos te ajudar a entender como proporcionar um encontro produtivo entre colaboradores.
As funções das reuniões no ambiente de trabalho são várias: construir planejamentos, alinhar a produção, sanar dúvidas, delegar funções, comunicar metas e outras práticas empresariais.
Apesar de não precisar ser usada a todo e qualquer momento, as reuniões geram harmonia entre os colaboradores e melhoram a produtividade. Mas, para que sejam tão benéficas, precisam estar dentro de um cronograma, com objetivos definidos e com espaço para que todos se comuniquem claramente.
Uma boa reunião é uma grande ferramenta para resolver problemas e burocracias, escutar o feedback dos colaboradores e gerar ideias inovadoras para o dia a dia da empresa. Esses encontros constroem motivação, estimulam a criatividade, além de serem grandes produtores de mudanças na empresa e muitos outros benefícios.
Antes de começar uma reunião, lembre-se de fazer um planejamento prévio, definir uma periodicidade e uma duração estimada, e certificar-se que tudo está conforme as metas da empresa.
Também é importante notar que, principalmente em período pós-pandemia, as reuniões podem ser presenciais ou virtuais, tudo depende da sua estratégia. Agora vamos partir para a hora que todo mundo espera: a prática.
Conheça os tipos de reuniões organizacionais e como implementá-las na sua empresa:
Quando a liderança da empresa tem novidades para informar, elas podem ser repassadas a partir de reuniões informativas. Esses encontros servem para comunicar decisões, eventos, novos dados ou qualquer informação importante.
O repasse das orientações é uma via de mão dupla, onde os próprios colaboradores podem tirar dúvidas, solicitar informações, entregar suas próprias ideias, opiniões ou dados para a prática do projeto e etc.
Essas reuniões precisam ser comunicadas com antecedência, principalmente se for necessário que os colaboradores tragam materiais e dados sobre seus trabalhos. A reunião deve ser realizada sempre que houver novidades que devam ser informadas a todos.
Quer saber como ter uma equipe mais participativa na hora das reuniões do time? Confira o nosso artigo sobre como criar uma cultura organizacional mais humana e comunicativa.
Também chamadas de Reuniões Deliberativas, visam uma tomada de decisão que afeta a vida dos colaboradores, principalmente quando são necessários pontos de vistas de diversos departamentos para que o melhor passo seja tomado.
É essencial que todos os colaboradores envolvidos possam colaborar, dando sugestões e apresentando dados que apoiem seus pontos de vista. São reuniões interessantes para que a liderança não pareça ditatorial, além de tornarem o ambiente empresarial mais saudável.
Lideranças ditatoriais causam problemas nos resultados e bem-estar da equipe. Para te ajudar a manter a qualidade do ambiente de trabalho, confira as práticas que diminuem a produtividade.
Essas reuniões devem ser feitas com certa periodicidade, pois têm o intuito de avaliar, fornecer feedbacks, identificar pontos positivos e negativos para melhorar a produtividade.
É essencial que a cultura de feedback seja naturalizada, criando um ambiente em que todos possam crescer (inclusive os líderes), a partir de conversas onde há a valorização dos profissionais e o apoio para que se desenvolvam no trabalho.
Esse tipo de reunião é uma forma mais sistematizada de dar retorno, e pode ser feita tanto individualmente quanto em grupo (no caso do feedback ser sobre o trabalho coletivo).
É importante que os colaboradores também possam falar, explicar os motivos de algum erro ou dificuldade no trabalho, para que o processo possa ser melhorado. Caso a produtividade seja o problema, confira 5 dicas para melhorar os resultados.
Essas reuniões são mais pontuais, já que servem para treinar os colaboradores sobre algum tipo de ferramenta nova, ou apresentar o novo produto/serviço oferecido pela empresa.
São reuniões de capacitação, muito parecidas com aulas, onde as colaborações dos profissionais ocorrem mais nos momentos de tirar dúvidas. É possível, inclusive, que um profissional especialista venha de fora da empresa para proporcionar o treinamento.
Essa reunião precisa ser bastante aberta, sem muita formalidade, pois os participantes devem ser motivados a pensar fora da caixa, lançar ideias sem amarras ou vergonha. Pode-se usar post-its, cadernos e as mais diversas ferramentas, contanto que ajudem os colaboradores a produzir.
Essas reuniões são muito importantes para a empresa por gerar soluções inovadoras, e toda a equipe trabalha em conjunto para estimular uns aos outros na geração de novas ideias.
É importante lembrar de preparar muito bem a pauta antes de iniciar uma reunião, pois o encontro não deve acontecer se não for imprescindível ou a melhor alternativa, já que acaba tomando o tempo em que os colaboradores poderiam estar produzindo.
Pelo mesmo motivo, é interessante determinar um tempo de duração e até mesmo dividir por grupos ou equipes, além de fornecer o melhor conforto, suporte tecnológico e infraestrutura para esse encontro.
Além de auxiliar na comunicação entre áreas, departamentos, equipes e os próprios colaboradores, reuniões facilitam o nascimento de estratégias e ideias mais inovadoras.
Se quiser implementar reuniões com mais eficiência e aumentar a produtividade do seu time, nós podemos te ajudar. É importante contar com profissionais qualificados para aplicar as melhores reuniões, e nós estamos com você nessa tarefa! A equipe Produtiva auxilia empresas na construção das melhores estratégias. Fale conosco e alcance ótimos resultados!
