Se você é gestor e quer garantir o produto com a melhor qualidade para todos os clientes, a padronização de processos é a ferramenta ideal para te ajudar.
Estabilizar os seus processos a um nível de ótimo padrão de qualidade é a chave para que os resultados não variem e o bom desempenho do seu serviço se mantenha otimizado. Quer entender como aplicar a padronização na sua empresa? É só seguir com a leitura!
A padronização de processos se trata da organização dos fluxos a partir da tentativa de otimizar a sua eficiência e manter o mesmo padrão de qualidade a cada vez que um produto ou serviço é entregue ao cliente.
De fato, não podemos entregar resultados diferenciados para cada consumidor. Esse tipo de erro pode causar uma péssima reputação para a empresa, por isso, estabelecer um padrão a ser seguido por todos os colaboradores faz com que todo trabalho seja executado da melhor forma para o público.
A padronização de processos, portanto, é a construção de um modelo a ser seguido de acordo com o que os gestores consideram fundamental em cada etapa da produção.
A padronização de processos melhora consideravelmente a execução do trabalho diário da empresa sem enrijecer os processos.
Esses são alguns dos benefícios da metodologia:
A mais clara vantagem de se padronizar processos é evitar as diferenças nos resultados apresentados independente de qual colaborador esteja a cargo da produção.
Grandes variações podem ser perceptíveis, causando diferenças no desenvolvimento e gerando problemas de qualidade, falhas, gastos adicionais para consertos e outros problemas.
Quando o processo está padronizado, cada colaborador sabe em qual etapa deve começar o seu trabalho, qual é a sua atribuição e até onde vai a sua responsabilidade.
Esse benefício evita atividades “sem dono”, além de trazer transparência para o processo, evitando que cobranças sejam feitas aos profissionais errados ou que haja confusão na hora de saber quem é o responsável.
A padronização de processos também traz o melhor uso dos recursos durante os fluxos. E por recursos não estamos falando só sobre materiais: o tempo, a mão de obra e tudo mais são melhor utilizados quando os processos estão padronizados.
Quando estabelecemos a padronização, estabelecemos quanto tempo demora cada etapa, quanto deve ser utilizado de cada material e também verificamos o que é possível melhorar para evitar gastos desnecessários, gerando redução de custos.
Com menos desperdícios, profissionais devidamente responsabilizados e um padrão de qualidade bem determinado, é natural que haja aumento da produtividade. Cada etapa será melhor executada, e o colaborador acostumado ao processo será mais ágil.
Durante a padronização de processos, construímos registros para que possamos analisar as etapas e estabelecer o melhor padrão de qualidade. Assim, descrevemos o processo e reunimos instruções que mais tarde servirão para treinar os colaboradores de forma otimizada.
Com tantos benefícios, você deve estar interessado em iniciar a padronização na sua empresa. Agora vamos te explicar as etapas:
Comece por analisar a forma com a qual os processos são feitos atualmente. Durante esse exercício, fale com todos os envolvidos no processo e analise o histórico de falhas, problemas e maus resultados gerados pelo processo.
É essencial que os colaboradores participem deste levantamento, pois eles são os principais envolvidos, assim como é importante entender o quanto aquele processo afeta o resultado final do produto.
Registre todas as informações por meio de diagramas, planilhas ou quaisquer tipos de documentos que achar necessário.
Quer saber mais sobre como colocar em prática o seu mapeamento? Confira aqui.
Após o mapeamento, vai ser fácil perceber o que é necessário otimizar (gargalos, mau uso de recursos, máquinas que precisam de manutenção ou outros problemas). Defina então os pontos que podem ser melhorados, incluindo as dificuldades que os colaboradores encontram ao executar a sua função.
Após mapear e planejar ações para otimizar os processos, é hora de definir os papéis dos colaboradores dentro do fluxo. É essencial que, nessa etapa, os potenciais de todos sejam bem aproveitados.
Quais materiais são de fato necessários para que o processo seja concluído? É importante que o registro abarque todas as informações imprescindíveis, como quais são os fornecedores, a qual preço normalmente o produto é comprado, quanto do produto será utilizado em cada etapa e etc.
Assim, você poderá desenvolver os materiais que farão parte do novo processo, inclusive talvez buscando novos fornecedores e melhores preços.
Com o processo bem otimizado, você terá o melhor registro para treinar os colaboradores e manter os melhores resultados da empresa.
Quer entender como trabalhar a cultura organizacional na sua empresa para gerar mais resultados? Nós te ajudamos a lidar com os colaboradores! Confira aqui.
Com seus processos devidamente padronizados, é hora de aproveitar a redução de custos, os melhores resultados, a maior produtividade e todos os outros benefícios. O seu cliente ficará muito mais satisfeito com a entrega de produtos da sua empresa.
Está entusiasmado para a padronização dos processos? Nós podemos te ajudar a fazer isso de forma especializada, com garantia de bons resultados. A Produtiva tem profissionais qualificados que te auxiliarão em cada etapa. Fale conosco!
