O ano de 2020 trouxe muitas missões quase impossíveis. Manter a empresa funcionando durante o isolamento social foi um desafio para inúmeros empreendedores; tentar reduzir gastos e buscar um ganho de tempo e aumento de produtividade não é fácil, mas pode ser colocado em prática se realizada uma boa gestão estratégica.
Uma gestão eficiente implementa o mapeamento de processos na produção e sabe a importância dessa ferramenta para a empresa. A partir dela é possível identificar pontos a serem melhor trabalhados e melhorias em processos que otimizam o funcionamento do seu negócio.
Os benefícios do mapeamento de processos são percebidos rapidamente, mas seus resultados só serão duradores se sua padronização for realizada. É a partir da dela que será possível acompanhar, replicar e melhorar o mapeamento de diversos setores na sua empresa.
Padronização de processos é o ato de organizar e formalizar uma cadeia de processos, criando um padrão que será passado a todos os colaboradores. Os processos de uma empresa são executados por várias pessoas, por isso a importância de se existir um padrão que pode ser um modelo, um método ou algum tipo de ordem de produção a ser seguida.
Antes de iniciar qualquer padronização, a empresa precisa ter seu modelo de negócio definido, para que assim saiba que caminho tomará na hora de organizar os processos e definir qual a entrega de valor vale para o público-alvo.
Como falado anteriormente, a padronização acontece após o mapeamento de processos, ou seja, a padronização é o resultado do mapeamento aplicado ao empreendimento. E organização é extremamente necessária, pois à medida que o negócio cresce e se desenvolve, melhorias internas na empresa são essenciais para manter a “casa” em ordem.
Entretanto, um ponto fundamental que alguns empreendedores deixam passar, é a importância da equipe no papel de organizar e colocar em prática a produção. Quanto mais os colaboradores souberem do impacto do seu trabalho no processo, melhor será a compreensão da responsabilidade da equipe no desempenho da produção. Processos empresariais dependem de todos que executam algum tipo de trabalho na empresa, sendo assim, nada melhor que documentar a sequência de atividades em um material que possa ser consultado por todos sempre que necessário.
Para uma padronização eficiente e eficaz é essencial ter em mente a intenção desejada. O que você deseja padronizar? Algum departamento específico ou a sequência de processos desde a produção até a entrega ao cliente? Dependendo da sua escolha, métodos aplicados serão diferentes e a necessidade de detalhar bem todo o processo será indispensável.
Para que se saiba a real necessidade do seu negócio, um sistema de gestão bem estruturado poderá te fornecer essa resposta. Caso os gestores decidam que a melhor opção é padronizar todo o caminho – da produção a entrega de valor ao cliente – saiba que é fundamental a aplicação do conceito de processos ponta a ponta.
Ou seja, nesse ponto você envolverá mais de um departamento durante a organização, o que causará grande impacto interno e está diretamente relacionado a agregar valor ao produto/serviço.
Algumas pessoas confundem padronizar com engessar processos, de forma a aumentar a burocracia, mas na verdade padronizar significa apresentar uma melhor maneira de contribuir com o processo e ter o retorno esperado. Padronizar significa ter a certeza do resultado com toda a equipe trabalhando da mesma forma, possibilitando gerar produtos/serviços de alta qualidade com economia de tempo e recursos.
Hoje, alguns dos motivos que levam empresas a padronizarem sua produção são:
A padronização ajuda no aumento da produtividade da sua equipe e no melhor uso dos recursos, evitando gastos desnecessários. Com uma boa organização e o orçamento empregado da melhor forma, os recursos serão investidos em áreas prioritárias.
Uma pergunta bastante frequente entre os gestores é “como melhorar a performance da minha equipe?”. Quando o ser humano percebe sentido no que está fazendo, se empenha em busca dos melhores resultados. Por isso, o processo padronizado é essencial na produção, pois os colaboradores serão motivados a trabalhar em um local com padrões na execução das atividades diárias.
A fórmula: velocidade + qualidade + preço justo resulta no aumento da produtividade. No futuro, quando os processos estiverem padronizados, a empresa poderá investir em gamificação, por exemplo, para provocar positivamente a competitividade saudável entre a equipe e manter a produtividade em alta.
Todo cliente preza por marcas que possuem um atendimento com tempo de espera e recebimento do produto/serviço padronizados. Além desse benefício existem outros facilmente perceptíveis, como os processos primários, por exemplo. Processos primários são aqueles que entregam valor ao cliente, portanto, empresas que padronizam esse tipo de processo vivenciam uma melhora na satisfação e fidelização do público.
Após o mapeamento e a padronização de processos, temos a automação de processos. A automação é uma técnica de gestão de projetos que usa a tecnologia e a integração de sistemas e dados para melhorar o fluxo do trabalho. Por meio de monitoramento em tempo real, têm-se ideia de como anda o controle da produção e, quando necessário, é possível realizar a substituição de atividades manuais para automatizadas.
Nessa área existe um mundo de possibilidades, que vão desde a automação de envio de um e-mail de marketing até o controle notas fiscais, por exemplo.
Nós da Produtiva Júnior trabalhamos com o serviço de mapeamento de processos e Assessoria em processos, que determinará um plano de ação para padronização de processos e posterior utilização dos mesmos em uma Assessoria estratégica completa para o seu negócio. Fale com um dos nossos consultores, saiba mais sobre como uma consultoria pode ajudar sua empresa e saia a frente no mercado do empreendedorismo.
