Você, ao administrar sua empresa, pretende sempre executar ações que tragam melhoria de desempenho no mercado, fazendo com que sua organização cresça cada vez mais e se diferencie da sua concorrência. Para que seu negócio alcance suas metas com triunfo, é de suma importância um excelente gerenciamento de projetos na sua empresa. Nesse sentido, escrevo esse artigo pensando em gerar insumos necessários para alavancar seu negócio.
O primeiro pensamento que vem na mente da maioria das pessoas quando se fala em “projetos” é que seja algo muito complexo, difícil de se gerenciar e controlar. Entretanto, isso é um erro, já que um projeto pode estar relacionado com atividades menores do nosso dia-a-dia.
Pode-se mencionar, nesse caso, alguns exemplos dentro de uma organização como: selecionar um colaborador para atuar em um determinado posto de trabalho; avaliar a viabilidade e o retorno em uma aquisição de um novo material; negociação com novos fornecedores.
O que você vai aprender neste post:
É um conjunto de execuções temporárias cujo o objetivo é atingir êxito em um resultado único, dentro de um tempo pré-estabelecido.
O propósito da gestão de projetos é fazer com que a organização consiga alcançar seu objetivo pré-estabelecido, da forma mais eficiente possível. Para isso, são utilizadas técnicas e ferramentas para construir a melhor e mais assertiva estratégia. A aplicação desses conhecimentos é o que se chama de gerenciamento de projetos.
Uma boa gestão de projetos é a maneira mais segura e eficaz de investir na sua empresa. Quando feita dentro de um planejamento e de forma eficiente, são obtidos inúmeros resultados positivos, levando seu empreendimento à um patamar mais elevado com relação aos concorrentes. Garantia de cumprimento de prazos estabelecidos e maior qualidade na entrega do produto final são os principais resultados obtidos pela aplicação dos conhecimentos de gerenciamento de projetos.
Estas conquistas podem levar à redução de custos, aumento de vendas, aumento de faturamento, maior satisfação dos clientes eliminação de perdas, entre outros benefícios para sua empresa. Além disso, essa gestão pode ser de suma importância ao auxiliar na resolução de problemas, ao contribuir com a tomada de decisão mais precisa em determinado problema e identificando melhor suas causas.
Contudo, possibilita ao gestor o desenvolvimento de planos futuros, com a previsão de riscos que determinadas ações trazem e, assim, possuindo plano de contingência com tempo para contornar problemas e manter o projeto em boa execução.
É no escopo que está definido e documentado, detalhadamente, o trabalho que deverá ser realizado pela equipe do projeto, a fim de definir o objetivo do mesmo e como ele será alcançado. Nele estão as etapas que estão ligadas diretamente com o produto final e como será entregue de acordo com as necessidades do cliente.
São os processos necessários para realizar o término de todo projeto no prazo pré-estabelecido. Sendo assim, o tempo é de extrema importância e deve ser otimizado ao máximo com cronogramas bem definidos.
Esse cronograma deve ser elaborado com uma análise adequada, a fim de verificar a viabilidade real de sua execução. É necessário, também, levar em consideração a dedicação real de trabalho dos membros envolvidos no projeto, que gira em torno de 65%-75% do seu tempo total.
O gerenciamento de custos é a etapa a qual se estima, aloca e monitora os gastos que serão necessários para a finalização do projeto. Isso permite que sua empresa realize uma projeção de gastos futuros, com o intuito de minimizar as chances de elas ultrapassarem a sua capacidade de investimento.
Deve ser seguida a seguinte ordem: Planejamento dos custos (detalhadamente, verificar o que será necessário gastar); Estimativa de custos (estudo de quanto cada recurso custará); Controle dos custos (acompanhar os gastos e verificar se o capital investido está sendo realmente utilizado para sua finalidade planejada).
O gerenciamento de riscos é, de fato, uma forma de conhecer, administrar e se preparar para todos elementos incertos que fazem parte do projeto. Com a análise de dados históricos, sazonalidades e relatos de especialistas na área, são identificados os riscos que o projeto possui.
A partir isso, são analisados os riscos e a forma que eles possam impactar a sua empresa. Com isso, você deve estar preparado, com planos de ação, caso ocorra algum tipo de “imprevisto”.
O gerenciamento da integração define onde e quando concentrar esforços e tempo, tratando problemas antes de se tornarem críticos e monitorando o trabalho em busca sempre do sucesso do projeto.
Devem ser considerados principalmente os objetivos e metas que esse projeto busca alcançar, garantindo que tudo seja feito em prol disso. Além disso, avaliações sobre a necessidade de replanejamento são discutidas nesse ponto, a fim de ajustar o que for necessário o quanto antes.
Essa área de conhecimento está encarregada de garantir que todos os requisitos planejados no escopo do seu projeto sejam cumpridos, satisfazendo o seu cliente final. São monitoradas as atividades desenvolvidas pela equipe e se seu nível de execução está apropriado. Assim, a sua aplicação possibilita a entrega de um produto final com alto valor agregado.
A comunicação certamente é uma das áreas de conhecimento mais importantes para o gerenciamento de projetos, já que ela é o elo de conexão entre todas as informações. O principal objetivo desse gerenciamento é conectar todas as partes envolvidas a fim de para alcançar os objetivos do projeto.
Ao garantir que as ligações entre pessoas e informações foram bem-sucedidas, mantendo todas as partes alinhadas, as informações necessárias ao projeto terão uma boa circulação, diminuindo as chances de erros e retrabalho nas atividades. O gestor deve explorar ao máximo isso dos seus colaboradores, mantendo uma sinergia forte e que contribua para o ambiente de trabalho.
O gerenciamento das aquisições do projeto é uma área de bastante relevância, principalmente, devido ao aumento constante da terceirização de serviços. Ele inclui os processos necessários para se adquirir serviços ou produtos de terceiros, necessários para a realização do projeto.
O seu principal objetivo é fortalecer a construção e a manutenção de relações comerciais sólidas e equilibradas entre cliente e fornecedor. Assim, são diminuídas as chances de atrasos, ou até mesmos, faltas nas entregas de mercadorias/serviços, que levariam um impacto negativo ao empreendimento.
Podemos dizer que o sucesso de qualquer projeto está totalmente ligado às pessoas envolvidas em suas atividades. Colaboradores esses que devem exercer suas funções da forma mais produtiva possível, a fim de gerar os melhores resultados. Conhecendo as atividades no escopo do projeto, o gestor sabe quais habilidades e pré-requisitos são exigidos para sua realização.
Dessa forma, são alocados para tais tarefas as pessoas mais capacitadas e, a partir disso, o gestor desenvolve sua equipe, deixando-a mais entrosada e motivada. Por fim, vem o seu gerenciamento, quando o gestor avalia o desempenho de sua equipe, distribui feedbacks pontuais, corrige os erros e influencia ela para uma maior produtividade.
Steakholders são todas as partes que são afetadas na realização do projeto. No seu gerenciamento, é necessário conhecer os processos para que sejam identificados quem são estes indivíduos, suas expectativas, como gerenciá-los, como engajá-los e como controlar este engajamento. Assim, o gestor deve buscar o comprometimento de todos, diminuindo os riscos de insucesso do projeto.
O Trello é uma das ferramentas de gerenciamento de projetos mais conhecidas quando se fala em gerenciamento de projetos e é gratuita. Você pode utilizá-lo para organizar as tarefas da sua equipe, em uma interface simples e amigável. Assim, o fluxo de informações do seu projeto é otimizado e facilitado em uma plataforma. Caso queira saber um pouco mais sobre a ferramenta, acesse esse link.
A metodologia Scrum está relacionada, principalmente, ao tempo de realização das atividades do projeto. Ela foi criada a fim de melhorar os processos e otimizar seu tempo de execução. As atividades são fragmentadas em ciclos– os sprints –, com planejamento definido, tendo início e fim bem determinados.
Conseguiu entender a importância de um bom gerenciamento de projetos? Espero que o conteúdo tenha agregado bastante para você.
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