Você se sente, constantemente, desatualizado sobre o que acontece na sua empresa? Já sentiu que não sabia quem estava fazendo o quê, ou em que andamento os projetos se encontravam?
É uma inovação justamente nesse sentido que eu trago hoje para você. A metodologia Scrum é um framework que visa revolucionar o jeito de se gerenciar projetos, como forma de impulsionar a produtividade em trabalhos conjuntos. Antes de tudo, você pode estar se perguntando “Mas o que é framework?”. E não é nada de outro mundo: o framework (“estrutura”, em inglês) nada mais é do que um método que oferece soluções para um grupo de problemas semelhantes e interligados. Capturando padrões de interação entre os cargos na empresa, é possível dar força às pontes comunicativas que existem entre cargos projetados para trabalharem em sintonia.
E assim nasce o Scrum, advindo do nome de uma jogada muito comum no Rugby (esporte original da Inglaterra), na qual a bola percorre o time conforme os membros avançam juntos pelo campo. O objetivo é conferir agilidade e confiabilidade na execução de projetos, deixando de lado os extensos planejamentos a longo prazo e estimulando a eficiência e a produtividade das equipes. Imagina só: um time centrado na auto-organização, se adaptando de modo a autocorrigir as suas falhas, e comprometido com o produto e com o cliente. Parece distante? Então vamos destrinchar como funciona o Scrum, e como ele pode transformar o fluxo das atividades no seu ambiente de trabalho!
Alinhado ao método, o que deve guiar todo o fluxo de trabalho no Scrum é a construção do dito “backlog”, de modo que reunimos todos os stakeholders envolvidos no projeto para colocar na ponta do lápis, ou do teclado, todas as entregas que foram acordadas em contrato com o cliente. Assim, é feito um trabalho em conjunto visando mapear os requisitos para o sucesso do cliente através do produto que será oferecido, sequenciando as atividades em ordem lógica de priorização.
Logo, o projeto terá início com um panorama geral completo, ainda que negociável, das tarefas a serem feitas — junto à finalidade e ao critério de conclusão de cada uma delas, a fim de que a razão de existir do projeto não se perca durante a sua execução.
E, para a concretização desse backlog enquanto “estoque” das atividades a fazer, devemos construí-lo de maneiras visuais. A priori, a introdução da metodologia em projetos data dos anos 90, a qual trouxe consigo a ideia do “quadro Scrum”, sendo um quadro físico no local de trabalho para o acompanhamento do progresso da equipe. No entanto, a lei na Era Digital é a inovação, e por isso o Trello (indicado como uma das 4 principais ferramentas para estímulo da produtividade que você confere aqui) se destaca como alternativa para a digitalização desse quadro.
Assim, esse espaço é segmentado pelas colunas Backlog do Produto, A Fazer, Fazendo e Feito, no qual as tarefas são representadas por post-its (no caso físico) ou por cartões no Trello, e devem ser movidas constantemente de acordo com a execução das atividades.
Uma vez que é pautada na melhoria contínua, o Scrum passa a recusar o gerenciamento de projetos com base em uma execução intuitiva e pouco estruturada, ou mesmo em um planejamento longo e engessado. A resposta é o equilíbrio!
Por isso, a metodologia trabalha com Sprints, ou seja, ciclos de trabalho com duração fixa (de uma ou duas semanas). Dessa forma, cada sprint tem início com uma reunião da equipe do projeto para o alinhamento do que será feito naquele ciclo. Também, devem ser discutidos quais foram os problemas enfrentados, junto a planos de ação imediatos para o combate no próximo período das dificuldades vivenciadas no anterior.
Por conseguinte, você vai ver um sentimento de protagonismo nos integrantes dos seus times, com um senso de responsabilidade gerado pelo Scrum de modo a fazer com que sejam elaboradas (o quanto antes) entregas parciais do projeto. Assim, com uma execução mais dinâmica e atrelada aos feedbacks recebidos, essa abordagem aos clientes de forma colaborativa permite uma redução de riscos e de retrabalho.
Por fim, venho te mostrar a importância de algumas nomenclaturas na metodologia Scrum. Não é burocracia não! O objetivo aqui é dar clareza àquilo que cabe a cada um dos membros do time. Pois, a partir do momento em que um grupo já tem o entrosamento profissional necessário para se considerar uma equipe, o conhecimento dos cargos estratégicos associados ao projeto é o próximo passo no alcance de um gerenciamento com auto-organização e superação autônoma de falhas (conforme forem sendo identificadas).
Nesse sentido, existe em primeiro plano o “Dono do Produto” (Product Owner), sendo responsável pela elaboração do filtro de prioridades a ser aplicado sobre o Backlog do serviço. Devendo ser o elemento mais alinhado à opinião do cliente, ele terá de discernir que tarefas mais agregam valor ao projeto, coordenando a gestão de mudanças ao backlog no decorrer da execução. Tal seleção pode ser pensada, por exemplo, através do Princípio de Pareto, segundo o qual 80% do valor está presente em 20% dos componentes do produto.
Também, há as atribuições do “Mestre Scrum” (Scrum Master), o qual deve colher insumos quanto aos obstáculos enfrentados diariamente, garantindo uma melhoria contínua e imediata do fluxo de atividades na equipe. Uma vez que é seu dever estabelecer a transparência entre os membros, uma ótima sugestão seria a indução de alinhamentos diários, em meio à rotina de trabalho, acerca do que está sendo feito pela equipe — e como está sendo feito.
E existe, portanto, o Time Scrum: Uma equipe multi-funcional de de desenvolvimento do produto, com todos os seus integrantes detentores das habilidades necessárias para a entrega do solicitado. A priori, recomendo o trabalho em grupos menores (5 a 7 pessoas), a fim de facilitar a gestão da comunicação e da transparência entre os membros. Outrossim, esse número de pessoas ainda permite criar mais facilmente um senso “mosqueteiro” de equipe (“Um por todos e todos por um”), em detrimento do mindset individualista.
Eu sei que pode parecer complexo, mas a prática cotidiana tem uma adaptação mais suave do que você imagina. Portanto, a nossa conclusão hoje é a seguinte: Com a soma de regras simples e um objetivo comum dentre os colaboradores da equipe, haverá entre estes uma interação constante, e logo a resultante será a melhor forma possível de se alcançar os objetivos esperados.
Conseguiu entender como o Scrum aumenta a produtividade da sua equipe? Espero que o conteúdo seja funcional à aplicação dessa metodologia inovadora e eficaz no gerenciamento produtivo de projetos.
Caso tenha alguma dúvida, ou vontade de conhecer mais soluções diferenciadas para o seu negócio, clique Aqui e entre em contato com o time Produtiva Júnior.
