Gerenciamento de projetos: garanta a satisfação e resultado do seu cliente

Antes de falar sobre o gerenciamento de projetos, acredito que seja necessário falar sobre o que é um projeto, visto que para gerenciá-lo, é muito importante compreender suas características. Pela definição do renomado PMI ( Project Management Institute):

 “Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Os projetos e as operações diferem, principalmente, no fato de que os projetos são temporários e exclusivos, enquanto as operações são contínuas e repetitivas.”

De forma resumida, projetos são únicos. Eles necessitam atingir um objetivo definido, dentro de um prazo determinado, contando com um conjunto limitado de recursos que devem ser potencializados da melhor maneira para alcançar os objetivos estabelecidos, sem frustrar as expectativas iniciais de seus patrocinadores. Portanto, um projeto não deve ter sua duração indeterminada ou seus recursos ilimitados. Para compreender melhor essa definição, vamos dividi-la por partes:

• O projeto precisa ser único, independentemente de ser realizado mais de uma vez, a cada realização desse projeto, ele será único, isso se dá pelo caráter individual de um projeto que considera membros envolvidos, local de aplicação, relação com clientes, recursos disponíveis etc.
• Necessita de um início e fim bem definidos, uma vez que aceitamos o pressuposto de que todo projeto é único, todo projeto precisa de não somente um início definido mas também um prazo de conclusão claro e bem estipulado, facilitando assim, o acompanhamento do seu andamento e seu gerenciamento;
• O projeto precisa ser progressivo, ou seja, a partir da definição do seu início e do seu prazo de execução definido, ele precisa ser dividido em etapas. Um projeto não deve ser feito de uma única entrega, e sim de entregas gradativas à medida em que etapas vão sendo superadas. Sua execução deve ocorrer de forma progressiva, tarefa após tarefa, em direção ao objetivo maior do projeto geral.
• Ter seus recursos bem definidos é outra característica imprescindível para um projeto. Ou seja, seus recursos precisam ser previamente estabelecidos ou pelo menos estipulados, com base em seu escopo e prevendo o atingimento do objetivo definido. Um projeto deve ter o levantamento de custos, investimentos e orçamentos feito antes de sua execução, uma vez que a definição desses itens são diretamente responsáveis por tornar o projeto viável ou inviável.
• Os objetivos de um projeto precisam ser claros e viáveis. Um projeto não é uma meta, um desejo da empresa ou mesmo a visão da empresa, ele precisa ter um objetivo claro e viável, de modo que seja possível de ser atingido e assim, mensurado ao longo da execução do projeto.

Além disso, é muito importante que o conceito de projeto não seja confundido com o conceito de processo, portanto, vamos analisar as principais diferenças entre esses dois termos:

Processo é tudo aquilo que tem atividades repetitivas, que possui um esforço contínuo sem tempo determinado e que não possui um resultado único. Existem diversos tipos de processo, e caso queira bater um papo conosco sobre processos, entra em contato com dos nossos especialistas!

Com o conceito de processo bem definido podemos comparar rapidamente as principais diferenças entre processos e projeto, confira abaixo:

Agora que já compreendemos bem o que é um projeto, vamos compreender como gerenciá-lo de modo que possamos garantir a satisfação e resultados do seu cliente. De forma resumida, um projeto tem passa pelas seguintes fases: Planejamento, execução e encerramento. A partir de agora, eu vou explicar o que fazer em cada uma dessas fases.

1.Planejamento

Quando falamos em gerenciamento de projetos, a fase de planejamento é o pilar e o sucesso do projeto depende totalmente da execução dessa etapa. Na fase de planejamento é onde, de fato, nasce o projeto, onde serão definidas todas as diretrizes, objetivos e tudo que o projeto irá necessitar para que ele seja executado. Portanto, preparei esse passo-a-passo para a realização planejamento assertivo para o seu projeto:

1. Planeje seu escopo: Como já foi visto anteriormente, é preciso definir bem o início e fim de um projeto, portanto, é muito importante que o projeto siga um escopo definido e dividido em etapas, para que sua execução possa ser mensurada e os resultados sejam atingidos ao longo de todo o projeto.
   
2. Definir objetivos e premissas do projeto: Para que um projeto faça sentido, ele precisa de um objetivo, aquilo o que se almeja alcançar com a realização do mesmo. É o motivo pelo qual todos os recursos, humanos e físicos, serão mobilizados para a sua execução. É importante ressaltar que esses objetivos para o projeto precisam ser atingíveis e mensuráveis, uma vez, ao longo da execução do projeto, será necessário um acompanhamento dos objetivos traçados. Além disso, se faz necessário definir quais as premissas para que o projeto seja bem sucedido, Segundo o PMBOK, guia de conhecimento em Gerenciamento de Projetos, “premissas são fatores associados ao escopo do projeto que, para fins de planejamento, são assumidos como verdadeiros, reais ou certos, sem a necessidade de prova ou demonstração”. Ou seja, são hipóteses ou pressupostos. 
3. Definir as restrições do projeto: Uma vez que o projeto já tem um escopo definido, ou seja, um caminho para ser executado em etapas, se faz necessário a definição de alguns limites.Ou seja, as restrições de um projeto, são todos os fatores que limitam a execução de uma iniciativa. Elas também podem ser definidas como as condições impostas à realização do projeto, que devem ser obrigatoriamente cumpridas pelo gerente do projeto e sua equipe. As restrições mais conhecidas são as de prazo, orçamento, qualidade do projeto e mão-de-obra. Quando esses fatores limitantes não são cumpridos, há mais chances de um projeto falhar.
4. Planejar os gastos: “O que não pode ser medido, não pode ser gerenciado” a famosa frase de Robert Kaplan e David Norton se encaixa perfeitamente no objetivo dessa etapa. Para que um projeto seja bem gerenciado, todos os seus custos devem ser analisados e planejados previamente, uma vez que muitas vezes, orçamento pode ser uma restrição para o projeto. Sendo assim, é importantíssimo que todos os gastos para a execução do projeto sejam analisados, listados e organizados. O ideal é que para cada etapa do projeto seja detalhada com o quanto será gasto em cada atividade ou etapa e, durante sua execução, controlar se os gastos indicados no planejamento estão iguais ou menores. Caso estejam maiores, é necessário rever o planejamento inicial. 
5. Justificativas para a realização do projeto: definir as razões pelas quais o projeto precisa ser realizado. 
6. Estipular quais os benefícios serão obtidos com a realização do projeto; 
7. Definir o que será entregue ao final do projeto e quais seus requisitos: Para que um cliente esteja satisfeito, é necessário compreender o que ele espera ao término do projeto e assim, quais os requisitos mínimos para que esse projeto seja considerado um sucesso. Portanto, se faz extremamente necessário compreender o que o cliente espera do seu projeto. 
8. Definir todas as partes interessadas no projeto; 
9. Determinar uma equipe para realização do projeto; 
10. Definir todos os possíveis riscos do projeto: Antes de iniciar qualquer projeto, é preciso estar preparado para as adversidades que podem vir a acontecer. Durante a sua realização do planejamento do projeto é importante que todos os possíveis riscos sejam listados e sejam elaborados possíveis planos de ação que auxiliem na execução do projeto caso um desses riscos venham a ocorrer. 

Uma ferramenta muito boa para o planejamento de um projeto se chama Project Model Canvas, onde nela, se pode, de forma sintetizada, agrupar todas essas informações necessárias para o planejamento de um projeto. 

2. Execução, monitoramento e controle

Uma vez que o projeto foi planejado e iniciado, é muito importante que a equipe que execute o mesmo esteja sempre alinhada com as expectativas de seu cliente. Portanto, a execução deve ser realizada de modo que as premissas do projeto sejam atendidas, os objetivos definidos sejam atingidos e que o projeto atenda suas restrições. 

Sendo assim, como gerenciar a execução do projeto para que tudo isso dê certo? Separei alguma dicas essenciais para o sucesso do gerenciamento do seu projeto durante a fase de execução, confira abaixo:

1. Siga seu planejamento: A fase de planejamento é importantíssima e segui-la de maneira correta é imprescindível para que seu projeto obtenha êxito. Na fase de planejamento, seu projeto teve o escopo definido em etapas e é durante a execução que cada uma dessas etapas devem ser realizadas de modo que ao final de cada etapa, se esteja mais perto do objetivo final do projeto. 
2. Tão importante quanto executar é validar o que é feito: Alinhamento é uma palavra chave no gerenciamento de projetos, portanto, é essencial que sejam feitas validações de tudo que é feito ao longo do projeto e não somente ao fim. E por quê isso é tão importante? Ao longo das validações do projeto é possível alterar aquilo que não está gerando bons resultados ou amplificar pontos positivos do projeto, fazendo com que cada vez se obtenham mais frutos positivos; 
3. Acompanhe e mensure o resultado da sua equipe: Planejar, agir, verificar e agir novamente. Não tente adivinhar se seu projeto está atingindo seu resultado desejado, analisar o desempenho ao longo das etapas se apresenta essencial para que o projeto seja bem sucedido. Ao mensurar quanto tempo foi gasto em cada etapa, é possível compreender o ritmo de trabalho da sua equipe e assim gerenciá-la de forma mais assertiva. Entende a velocidade do seu time fornece insumos valiosos para um gerenciamento eficiente, exemplificando, caso sua equipe esteja executando alguma etapa mais rápido do que o planejado, seu planejamento não levou em conta a velocidade do seu time e portanto, é recomendável ajustar seu planejamento levando isso e conta. Assim, seu projeto será cada vez mais assertivo e bem coordenado; 
4. Planejamento não é tudo: Planejar é uma etapa extremamente importante em qualquer projeto mas seguir cegamente o planejamento é tolice. Adversidades e eventos inesperados podem acontecer a qualquer momento, esteja preparado para reconhecer a situação adversa, identificar um plano de ação e implementa-lo. 
5. Fracassar rápido para corrigir o problema o quanto antes: O quanto antes ocorrerem validações e colheita de feedbacks  dos interessados pelo projeto, melhor para que medidas sejam tomadas. 
6. Mantenha sua equipe alinhada: Num time de excelência, todos sabem o que precisa ser feito, o que estão fazendo e o que já foi feito. O alinhamento é uma ferramenta poderosa para que seu time seja autônomo e transcendente, ou seja, todos tenham total liberdade para realizar suas funções dentro do projeto, bem como saibam exatamente o que fazer. Para manter sua equipe sempre alinhada é imprescindível reuniões semanais onde o projeto seja discutido e todos possam externar o que já foi feito, o que ainda precisa ser feito e o que está sendo feito na etapa em execução. 
7. Fazer pela metade é igual a não fazer nada: Busque sempre realizar tudo de maneira total, um produto pela metade não gera valor e não agrega em nada para o cliente final do seu projeto. 
8. Foco é essencial: Se dedicar a mais de uma atividade ao mesmo tempo gera um ritmo mais lento e pode causar uma queda de desempenho. Evite que sua equipe faça mais de uma tarefa ao mesmo tempo, o foco é essencial para garantir um bom resultado. 
9. Torne o trabalho visível: Deixe seu time sempre informado do andamento do seu projeto, todos devem saber como ele está e o que deve ser feito. 
10. Saiba priorizar: O que gerar mais valor para o seu projeto, sempre deve ser priorizado. É muito importante que o foco do projeto sempre seja gerar valor para seu cliente final e todas as suas etapas busquem esse foco. 

3.Encerramento

Com um planejamento bem feito e uma execução bem realizada, seu projeto tem todos os elementos essenciais para ser bem sucedido, porém, é na fase final onde é necessário analisar alguns pontos do projeto para que ele se encerre com sucesso. É preciso verificar se todos os requisitos  do projeto foram atendidos, garantir que todas as suas entregas estejam validadas e documentadas, analisar se o projeto atendeu todas as suas premissas e além disso, analisar de forma crítica o projeto como um todo, buscando identificar as lições aprendidas, dificuldades encontradas e pontos importantes de forma geral, visando que os erros cometidos não se repitam e os acertos sejam replicados.

Espero que agora você esteja pronto para gerenciar seus projetos com sucesso!

Se você se interessou pelo tema ou quer conversar um poucos mais sobre gerenciamento de projetos, clique aqui para entrar em contato com nosso time, estamos ansiosos para conversar com você!