Certamente você algum dia já parou para se fazer essa pergunta. Saiba que todas as empresas, negócios ou organizações possuem um aspecto em comum entre si, sejam grandes ou pequenos: pontos de melhoria. Sem dúvidas você já se deparou com alguma situação que acabou fugindo do planejado ou apenas quis mudar algo que não estava sendo realizado da melhor forma.
Como se não bastasse, houveram medidas que foram tomadas e que acabaram não surtindo o efeito esperado e até mesmo sem possuir um monitoramento de qualidade para saber se a estratégia deve ser interrompida ou apenas checada. E é aqui que entram as ferramentas de qualidade.
Embora algumas empresas possuam um setor específico para medir a qualidade de seus processos internos, existem algumas maneiras de saber as causas dos problemas identificados na organização e até mesmo criar e gerenciar planos de ação que forem implementados no negócio a fim de sanar esses pontos de melhoria.
Assim, o controle de qualidade de uma empresa pode ser gerenciado por meio de ferramentas que consigam priorizar problemas, identificar suas raízes e traçar medidas aplicáveis e eficazes na organização.
Ferramentas da qualidade são métodos que utilizamos com o objetivo de mensurar, definir, analisar e propor soluções para os pontos de melhoria que interferem no bom desempenho dos processos internos da empresa. Elas permitem melhorias nas tomadas de decisões que são feitas a partir de algum ponto identificado.
Apesar de saber o que significam, você deve estar se perguntando o por que de começar a aplicar ferramentas da qualidade em seu negócio. Por isso, separei cinco vantagens que são provenientes de uma implementação eficaz desses recursos:
A partir das ferramentas de qualidade, a empresa saberá quais são os processos ou etapas que demandem de uma maior atenção, tendo em vista que são tais atividades que estão precisando ser melhoradas para que sua realização seja feita da melhor forma possível. Com isso, serão traçadas medidas preventivas e corretivas eficazes sabendo que você terá conhecimento acerca da causa do problema e o que precisará ser feito para que o plano de ação seja aplicado de maneira correta.
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Com os processos melhorados e a aplicação de planos de ação feita de forma assertiva, a empresa terá uma redução do tempo produtivo, visto que as atividades serão otimizadas. Além disso, esse tempo que era voltado para a realização de alguma tarefa, poderá ser utilizado para para outra fazendo com que o colaborador faça mais atribuições em menos tempo.
Junto à redução de tempo nos processos internos da empresa, uma vantagem proveniente da aplicação de ferramentas da qualidade é o aumento da produtividade da empresa, tendo em vista que os colaboradores se sentirão mais satisfeitos realizando suas tarefas em menos tempo.
Com a aplicação das ferramentas de qualidade, é possível que após a aplicação das medidas preventivas, a periodicidade da ocorrência de erros seja diminuída, sabendo que, para determinados problemas, há planos de ação que possam corrigi-los.
Uma outra vantagem desses recursos é levar os processos a formas estáveis e eficientes ao passo de ficarem cada vez mais autônomos e precisarem de cada vez menos medidas a serem tomadas para modificar tais atividades.
E agora, após saber o que são e quais são suas vantagens, o último pensamento que você deve ter em mente é:
Por isso, identifiquei quatro ferramentas que podem ser facilmente aplicadas na sua empresa:
Essa ferramenta é uma das mais simples de ser compreendida e pode ser aplicada em diversas situações cotidianas, além de trazer um grande esclarecimento acerca dos processos internos da empresa.
A matriz GUT é um método que consiste em, a partir de pontos de melhoria listados, você consiga classificá-los em três diferentes critérios:
Uma vantagem da utilização dessa ferramenta é a priorização que você terá frente a algumas situações a serem melhoradas, tendo em vista que serão apresentados os problemas que podem trazer um maior retorno negativo para a empresa.
Após classificar todos os pontos de melhoria nos critérios citados acima de 1 (pouco grave, urgente ou com tendência baixa) a 5 (muito grave, urgência ou com tendência alta) pontos, você irá multiplicá-los para achar o grau crítico de cada problema e saber, assim, sua classificação, sendo o que obtiver uma maior pontuação apresentar ser o ponto de melhoria a ser sanado primeiro. Segue um exemplo abaixo da ferramenta:
Também conhecido como diagrama espinha de peixe, o diagrama de Ishikawa é uma ferramenta que permite com que você visualize e identifique a correlação entre as causas e os efeitos de determinado problema. Ela funciona a partir de uma análise macro acerca de algum ponto de melhoria identificado na empresa e, após isso, traçar algumas causas que podem estar influenciando o problema.
Uma das vantagens desse método é devido ao proporcionamento de uma gestão visual acerca da ligação de diversos critérios envolvidos em um mesmo ponto de melhoria. Após a listagem de possíveis causas macro para o ponto analisado, é necessário que você detalhe melhor cada uma delas a fim de entender de fato a relação delas com o problema.
Então, ao final do preenchimento, você saberá detalhadamente quais são os efeitos que estão sendo gerados a partir de determinadas causas. Para que você entenda melhor, aqui está um exemplo dessa ferramenta:
A ferramenta PDCA é um método utilizado para aperfeiçoar o nível de gestão através do controle eficiente de processos e atividades internas, padronizando informações e minimizando as chances de erros na tomada de decisões. Ou seja, o PDCA consiste em um ciclo que auxilia a gerir melhor seu negócio levando em consideração os processos ou planos de ação implementados a partir de 4 etapas:
Depois disso, o ciclo começa novamente desde o início, tendo em vista que tudo pode ser melhorado e também deve ser gerenciado para observar se os processos ou atividades estão sendo realizadas da maneira mais correta.
Essa ferramenta é uma metodologia utilizada para criar e gerenciar planos de ação que foram pensados a partir da análise de um determinado problema. Ela irá avaliar, acompanhar e garantir que as atividades sejam realizadas com clareza e excelência por todos os envolvidos. A ferramenta funciona com base na resposta de sete perguntas a respeito do que está sendo analisado:
“O que?” (What): Inicialmente, deve ser descrito o que consiste o plano de ação analisado;
“Por que?” (Why): Com isso, você deve deixar claro qual motivo da tomada de decisão;
“Onde?” (Where): Então, em que local o plano de ação será implementado;
“Quando?” (When): Assim, deve ser exposto qual o prazo ou periodicidade da aplicação da medida;
“Quem?” (Who): É fundamental saber as pessoas que estão envolvidas com o plano de ação dentro ou fora da empresa;
“How?” (Como): Deve ser deixado claro como e quais meios de aplicação da medida;
“How Much?” (Quanto): Caso houver, você deve verificar quanto que a implementação da melhoria irá custar à empresa.
Caso tenha ficado alguma dúvida ou você queria conhecer um pouco mais a respeito das aplicações de ferramentas da qualidade, entre em contato conosco! Será um prazer aplicar ferramentas da qualidade no seu negócio junto à você.
