A vida de todo gestor merece uma pausa das dores de cabeça, e também de ter que garantir que os processos estejam indo como esperado. Se você quer essa calma para você, é hora de adotar uma padronização de processos.
A padronização de processos é o que torna a rotina de uma empresa uniforme. Ela vai te ajudar a garantir os bons resultados e diminuir custos, dois benefícios imperdíveis. Se quer aplicar essa ferramenta na sua empresa, é só conferir as nossas dicas. Boa leitura!
A padronização de processos é a otimização das etapas da empresa a partir da determinação do mesmo padrão de qualidade em todos os fluxos. Através dessa prática, é possível organizar os processos, estabelecer o que deve ser seguido, treinar os colaboradores e garantir bons resultados.
A padronização costuma ocorrer posteriormente ao mapeamento dos processos, já que, após a visualização e registro de como tudo ocorre, é possível implementar melhorias e registrar como tudo deve ocorrer.
De fato, o mais importante benefício é que não podemos entregar resultados diferentes para o consumidor, pois esse erro prejudica a reputação da empresa. Essa é a principal necessidade de estabelecer um modelo a ser seguido.
Se quer entender mais sobre o conceito da padronização, confira o nosso artigo com as etapas para colocar em prática.
Agora vamos para as nossas dicas!
Queremos falar sobre 4 ferramentas imperdíveis para a sua padronização de processos. Para manter a perfeição da sua padronização, é ideal contar com tecnologias e métodos que garantam que erros humanos não vão causar variações.
Confira:
O fluxograma é um gráfico que mapeia um processo do início ao fim e pode ser bastante detalhado para que descreva quem são os responsáveis, quais são as suas funções, departamentos, quais são os níveis produções e outros dados a partir de símbolos e legendas.
A ferramenta direciona quem está visualizando de acordo com as etapas, facilita a compreensão do “todo” e das informações apresentadas.
Ela vai te ajudar em casa fase da aplicação da padronização: o mapeamento, a identificação dos melhores padrões, o treinamento dos colaboradores e mais, já que garante a fácil visualização dos fluxos empresariais.
Gostou dessa ferramenta? Então você vai adorar o nosso artigo sobre os Organogramas, sempre úteis para a estrutura interna dos negócios. Saiba mais aqui!
Também chamada de lista de verificação ou simplesmente checklist, serve para a checagem dos eventos nos padrões estabelecidos. Ou seja, se houveram desvios, como estão os processos diante dos critérios, como anda o monitoramento e tudo o que precisa ser analisado e posto em prática.
Pode servir para os próprios colaboradores ficarem bem atualizados. Na prática, trata-se de um formulário para a coleta de dados e para manter o controle sobre determinados padrões.
O Ciclo PDCA é uma ferramenta de grande impacto para as empresas e muito útil para a verificação de processos. Trata-se de quatro etapas:
P de Plan ou planejar
D de Do ou fazer
C de Check ou verificar
A de Act ou agir
Ou seja, primeiro você planeja e cria estratégias, depois põe em prática, segue monitorando os resultados e agindo de acordo com o que foi encontrado. Simples, mas muito vantajoso! Se quiser entender mais sobre esse método de gestão, clique aqui.
A nossa última dica de ferramenta é a 5W2H, que pode ser usada para encontrar falhas, definir metas de curto, médio e longo prazo, definir estratégias, organizar atividades e mais.
Conheça o que significa os 5 Ws e os 2 Hs:
Agora, um exemplo de como colocar em prática:
É claro, as suas respostas precisam ser bem detalhadas, já que se transformarão num guia. Na última pergunta, por exemplo, já é possível definir como e em quais etapas ocorrerá a seleção. Essa ferramenta pode ser seu guia para tudo, desde a padronização dos processos até a tomada de decisões diária da empresa.
Você só ganha ao aplicar essas ferramentas! Esse pode ser o diferencial que a sua empresa precisava para ser mais assertiva durante a padronização e até na rotina diária. É claro, não esqueça de contar com softwares e outras tecnologias para tornar tudo melhor registrado.
No mercado atual, não há espaço para empresas que deixam clientes insatisfeitos. Padronizar os processos é a garantia da força da sua marca no mercado, da estabilidade e aumento das vendas, além de muitos outros números que representarão o sucesso da sua empresa.
Por isso, conte com uma equipe qualificada nessa etapa. A Produtiva vai guiar você durante a definição de cada estratégia e planejamento, para que a sua empresa alcance os melhores resultados. Fale conosco.
